Product Design Case Study
CRM-System für ein IT-Unternehmen
Überblick
Als das IT-Unternehmen Navoto.com auf React und Bootstrap umstieg, bekam ich die Aufgabe, ein umfassendes CRM-System zu gestalten, um die internen Abläufe des Unternehmens zu steuern und die Zusammenarbeit zu verbessern. Ziel war ein System, das detaillierte Analysen liefert, Arbeitsabläufe optimiert und die Bedürfnisse verschiedener Abteilungen abdeckt.
Das bestehende CRM war veraltet und ineffizient und führte zu Problemen bei Projektverfolgung, Kundenverwaltung und Kommunikation. Mit Nutzerforschung, Wettbewerbsanalyse und iterativen Tests entwickelte ich eine skalierbare Lösung.
MEINE ROLLE
Research, Analyse, Product Design, Bootstrap-Spezialist, Nutzertests.
das Team
2 Designer, 1 Product Manager, 5+ Entwickler.
ZEITRAUM
Mai 2023 — August 2023
Probleme des bestehenden Systems
Eingeschränkte Funktionalität
Das frühere CRM war zu einfach und wurde den Anforderungen der verschiedenen Abteilungen nicht gerecht.
Keine abteilungsspezifischen Funktionen
Wegen fehlender Funktionen taten sich die Mitarbeitenden mit Projektmanagement, Rechnungen und Tracking schwer.
Ineffiziente Kommunikation
Keine zentrale Plattform für Zusammenarbeit in Echtzeit, Chat oder Benachrichtigungen.
Veraltete UI/UX
Die Oberfläche war überladen, was die Navigation erschwerte und die Produktivität senkte.
Screen mit einer Kundenliste und Angebotsstatus
Fertige Standardangebote für Kunden
Discovery und Research
Nutzerinterviews
Um die Probleme und Erwartungen der Nutzer zu verstehen, führte ich Interviews mit Teammitgliedern aus verschiedenen Abteilungen: Projektmanagern, Entwicklern, Vertrieb und Finanzen. Die wichtigsten Fragen:
Was sind die größten Herausforderungen mit dem aktuellen CRM?
Welche Funktionen würden Ihren Arbeitsablauf verbessern?
Wie verwalten Sie derzeit Projekte, Kunden und Rechnungen?
Welche Funktionen wünschen Sie sich in einem neuen CRM?
Wichtigste Erkenntnisse
Offline-Treffen des Navoto-Teams in der indischen Abteilung (2025)
Arbeitstreffen bei Navoto (2023)
Wettbewerbsanalyse
Ich analysierte führende CRM-Lösungen wie HubSpot, Zoho CRM und Salesforce, um Best Practices und Lücken bestehender Systeme zu erkennen.
Wichtigste Erkenntnisse
Designprozess
Informationsarchitektur und Wireframes
Auf Basis der Research-Ergebnisse entwickelte ich eine intuitive Informationsarchitektur und erstellte Low-Fidelity-Wireframes, um die User Journey zu visualisieren.
Ein Diagramm der Informationsarchitektur, das mit dem Projekt wuchs.
Gestaltete Hauptmodule
Rechnungen: Finanzverfolgung in Echtzeit mit Ansichten für offene und abgeschlossene Rechnungen.
Projekte (Admin): Projektverfolgung mit Filtern, Exporten und Detailansichten.
Nachrichten: Benachrichtigungen und Sofort-Chat für die Teamkommunikation.
Leads und Kunden: strukturierte Verwaltung von Leads und Kunden mit vereinfachter Angebotserstellung.
Dashboard: zentrale Analysen und wichtige Leistungskennzahlen.
Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: ein strukturierter Weg, Abwesenheiten der Mitarbeitenden zu verwalten.
Zeitplan und Aufgabenliste: ein Vollbildkalender mit Aufgabenverwaltung.
Screen der Aufgabenliste für Mitarbeitende.
Prototyping und Nutzertests
Nach den Wireframes erstellte ich interaktive Prototypen in Figma, um die Usability zu testen. Das Team nahm an Usability-Tests teil und erledigte dabei echte Aufgaben im CRM.
Iterationen und Verbesserungen
Überarbeitetes Dashboard-Layout für eine bessere Informationshierarchie.
Erweiterte Projektverfolgung mit visuellen Fortschrittsanzeigen.
Bessere Verwaltung von Leads und Kunden durch schnellere Navigation.
Shortcuts für häufig genutzte Aktionen hinzugefügt (z. B. „Neues Projekt“, „Neue Rechnung“).
Designsystem
Für Konsistenz und Effizienz nutzten wir das Falcon Design System mit einem umfassenden Satz fertiger Komponenten und einem gut strukturierten Framework. So konnten Designer und Entwickler reibungslos zusammenarbeiten, Design und Entwicklung beschleunigen und zugleich ein ausgereiftes, stimmiges Nutzererlebnis bewahren.
Analyse und Performance
Zusätzlich führten wir in den frühen Designphasen im Team mehrere Runden A/B-Tests durch. Wir testeten verschiedene Dashboard-Layouts, Navigationsstrukturen und Formulardesigns, um die intuitivsten und effizientesten Lösungen zu finden. Die Erkenntnisse flossen direkt in die finalen Designentscheidungen ein und sicherten einen nutzerzentrierten und datengetriebenen Ansatz.
Mit mehr Zeit hätten wir ein Analytics-Tracking integriert, um die Interaktionen der Nutzer mit den wichtigsten Funktionen zu beobachten. Das hätte geholfen, Schwachstellen zu erkennen, Engagement zu messen und Arbeitsabläufe zu verfeinern, auf Basis echter Nutzungsdaten.
Wichtigste Ergebnisse:
Das finale Design lieferte ein modernes, skalierbares und nutzerfreundliches CRM-System, das die internen Abläufe optimierte.
Finales Design und Wirkung
Bessere Verwaltung von Leads und Kunden durch schnellere Navigation.
Shortcuts für häufig genutzte Aktionen hinzugefügt (z. B. „Neues Projekt“, „Neue Rechnung“).
Überarbeitetes Dashboard-Layout für eine bessere Informationshierarchie.
Erweiterte Projektverfolgung mit visuellen Fortschrittsanzeigen.
Urlaubsmenü — detaillierter Mitarbeiterplan
Einrichtung des Lead-Exports
Fazit
Durch umfassende Recherche, Wettbewerbsanalyse und iteratives Design habe ich ein veraltetes CRM in ein leistungsstarkes Werkzeug für das IT-Management verwandelt. Das Projekt hat bestätigt, wie wichtig nutzerzentriertes Design und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit für wirksame Unternehmenslösungen sind.
