Case study: Product Design
System CRM dla firmy IT
Przegląd
Gdy firma IT Navoto.com przeszła na React i Bootstrap, otrzymałem zadanie zaprojektowania kompleksowego systemu CRM do zarządzania wewnętrznymi procesami firmy i usprawnienia współpracy. Celem było stworzenie systemu, który dostarcza szczegółową analitykę, optymalizuje procesy i odpowiada na potrzeby różnych działów.
Dotychczasowy CRM był przestarzały i nieefektywny, co powodowało problemy ze śledzeniem projektów, obsługą klientów i komunikacją. Dzięki badaniom z użytkownikami, analizie konkurencji i iteracyjnym testom opracowałem skalowalne rozwiązanie.
MOJA ROLA
Badania, analiza, product design, specjalista Bootstrap, testy z użytkownikami.
zespół
2 projektantów, 1 product manager, 5+ inżynierów.
TERMIN
Maj 2023 — sierpień 2023
Problemy dotychczasowego systemu
Ograniczona funkcjonalność
Poprzedni CRM był zbyt prosty i nie odpowiadał na potrzeby różnych działów.
Brak funkcji dla poszczególnych działów
Z powodu brakujących funkcji pracownikom trudno było zarządzać projektami, fakturami i ich śledzeniem.
Nieefektywna komunikacja
Brak jednej platformy do współpracy w czasie rzeczywistym, czatu i powiadomień.
Przestarzały UI/UX
Interfejs był przeładowany, co utrudniało nawigację i obniżało produktywność.
Ekran z listą klientów i statusami ofert
Gotowe standardowe oferty dla klientów
Discovery i badania
Wywiady z użytkownikami
Aby zrozumieć problemy i oczekiwania użytkowników, przeprowadziłem wywiady z członkami zespołu z różnych działów: kierownikami projektów, programistami, przedstawicielami sprzedaży i działem finansów. Kluczowe pytania:
Jakie są największe trudności w pracy z obecnym CRM?
Jakie funkcje usprawniłyby Twoją pracę?
Jak obecnie zarządzasz projektami, klientami i fakturami?
Jakie funkcje chciałbyś zobaczyć w nowym CRM?
Kluczowe wnioski
Spotkanie zespołu Navoto w indyjskim oddziale (2025)
Spotkania robocze w Navoto (2023)
Analiza konkurencji
Przeanalizowałem wiodące rozwiązania CRM, takie jak HubSpot, Zoho CRM i Salesforce, aby wskazać dobre praktyki i luki w istniejących systemach.
Kluczowe wnioski
Proces projektowy
Architektura informacji i wireframe’y
Na podstawie wyników badań opracowałem intuicyjną architekturę informacji i stworzyłem wireframe’y low-fidelity, aby zwizualizować ścieżkę użytkownika.
Diagram architektury informacji, który rozrastał się razem z projektem.
Zaprojektowane główne moduły
Faktury: śledzenie finansów w czasie rzeczywistym z widokiem faktur oczekujących i zamkniętych.
Projekty (admin): śledzenie projektów z filtrami, eksportem i widokiem szczegółów.
Wiadomości: powiadomienia i czat do komunikacji w zespole.
Leady i klienci: uporządkowane zarządzanie leadami i klientami z uproszczonym tworzeniem ofert.
Dashboard: scentralizowana analityka i kluczowe wskaźniki efektywności.
Urlopy i nieobecności: uporządkowany sposób zarządzania nieobecnościami pracowników.
Harmonogram i lista zadań: pełnoekranowy kalendarz z zarządzaniem zadaniami.
Ekran listy zadań dla pracowników.
Prototypowanie i testy z użytkownikami
Po wireframe’ach stworzyłem interaktywne prototypy w Figmie, aby sprawdzić użyteczność. Zespół brał udział w testach użyteczności, wykonując realne zadania w CRM.
Iteracje i usprawnienia
Dopracowany układ dashboardu dla lepszej hierarchii informacji.
Lepsze śledzenie projektów z wizualnymi wskaźnikami postępu.
Sprawniejsze zarządzanie leadami i klientami dzięki szybszej nawigacji.
Dodane skróty do często używanych akcji (np. „Nowy projekt”, „Nowa faktura”).
Design system
Aby zapewnić spójność i efektywność, wykorzystaliśmy Falcon Design System, który dał pełny zestaw gotowych komponentów i dobrze uporządkowany framework. Dzięki temu projektanci i programiści mogli płynnie współpracować, przyspieszając projektowanie i development przy zachowaniu dopracowanego i spójnego doświadczenia użytkownika.
Analityka i wydajność
Na wczesnych etapach projektowania przeprowadziliśmy też w zespole kilka rund testów A/B. Testowaliśmy różne układy dashboardu, struktury nawigacji i projekty formularzy, aby znaleźć najbardziej intuicyjne i efektywne rozwiązania. Wnioski z tych testów bezpośrednio wpłynęły na ostateczne decyzje projektowe, zapewniając podejście skoncentrowane na użytkowniku i oparte na danych.
Gdybyśmy mieli więcej czasu, zintegrowalibyśmy analitykę, aby monitorować interakcje użytkowników z kluczowymi funkcjami. Pomogłoby to wskazać problematyczne miejsca, zmierzyć zaangażowanie i dopracować procesy na podstawie realnych danych o użyciu.
Kluczowe rezultaty:
Finalny projekt dał nowoczesny, skalowalny i przyjazny system CRM, który usprawnił wewnętrzne procesy.
Finalny projekt i efekt
Sprawniejsze zarządzanie leadami i klientami dzięki szybszej nawigacji.
Dodane skróty do często używanych akcji (np. „Nowy projekt”, „Nowa faktura”).
Dopracowany układ dashboardu dla lepszej hierarchii informacji.
Lepsze śledzenie projektów z wizualnymi wskaźnikami postępu.
Menu urlopów — szczegółowy grafik pracownika
Konfiguracja eksportu leadów
Podsumowanie
Dzięki gruntownym badaniom, analizie konkurencji i iteracyjnemu projektowaniu przekształciłem przestarzały CRM w potężne narzędzie do zarządzania firmą IT. Ten projekt potwierdził, jak ważne są projektowanie zorientowane na użytkownika i współpraca między działami przy tworzeniu skutecznych rozwiązań dla firm.
