Caso de diseño de producto
Sistema CRM para una empresa de TI
Resumen
Cuando la empresa de TI Navoto.com adoptó React y Bootstrap, recibí el encargo de diseñar un sistema CRM completo para gestionar las operaciones internas de la empresa y mejorar la colaboración. El objetivo era crear un sistema que ofreciera analítica detallada, optimizara los flujos de trabajo y respondiera a las necesidades de los distintos departamentos.
El CRM existente estaba anticuado y era ineficiente, lo que causaba problemas en el seguimiento de proyectos, la gestión de clientes y la comunicación. Mediante investigación con usuarios, análisis de la competencia y pruebas iterativas, desarrollé una solución escalable.
MI ROL
Investigación, análisis, diseño de producto, especialista en Bootstrap, pruebas con usuarios.
el equipo
2 diseñadores, 1 product manager, más de 5 ingenieros.
DURACIÓN
Mayo de 2023 — agosto de 2023
Problemas del sistema existente
Funcionalidad limitada
El CRM anterior era demasiado simple y no cubría las necesidades de los distintos departamentos.
Sin funciones específicas por departamento
Por la falta de funciones, al equipo le costaba gestionar proyectos, facturas y seguimiento.
Comunicación ineficiente
No había una plataforma central para colaborar en tiempo real, chatear o recibir notificaciones.
UI/UX anticuada
La interfaz estaba saturada, lo que dificultaba la navegación y reducía la productividad.
Pantalla con una lista de clientes y estados de las ofertas
Ofertas estándar listas para los clientes
Descubrimiento e investigación
Entrevistas con usuarios
Para entender los problemas y expectativas de los usuarios, entrevisté a miembros del equipo de distintos departamentos: jefes de proyecto, desarrolladores, comerciales y finanzas. Las preguntas clave fueron:
¿Cuáles son los mayores problemas que tienes con el CRM actual?
¿Qué funciones mejorarían tu flujo de trabajo?
¿Cómo gestionas ahora los proyectos, los clientes y las facturas?
¿Qué funciones te gustaría ver en un nuevo CRM?
Hallazgos clave
Reunión presencial del equipo de Navoto en el departamento de la India (2025)
Reuniones de trabajo en Navoto (2023)
Análisis de la competencia
Analicé soluciones CRM líderes como HubSpot, Zoho CRM y Salesforce para identificar buenas prácticas y carencias de los sistemas existentes.
Hallazgos clave
Proceso de diseño
Arquitectura de la información y wireframes
A partir de la investigación, desarrollé una arquitectura de la información intuitiva y creé wireframes de baja fidelidad para visualizar el recorrido del usuario.
Un diagrama de arquitectura de la información que creció junto con el proyecto.
Módulos principales diseñados
Facturas: seguimiento financiero en tiempo real con vistas de facturas pendientes y completadas.
Proyectos (admin): seguimiento de proyectos con filtros, exportaciones y vistas de detalle.
Mensajes: notificaciones y chat instantáneo para la comunicación del equipo.
Leads y clientes: gestión estructurada de leads y clientes con generación de ofertas simplificada.
Dashboard: analítica centralizada e indicadores clave de rendimiento.
Gestión de permisos y vacaciones: una forma estructurada de gestionar las ausencias del personal.
Agenda y lista de tareas: un calendario a pantalla completa con gestión de tareas.
Pantalla de lista de tareas para el personal.
Prototipado y pruebas con usuarios
Tras los wireframes, creé prototipos interactivos en Figma para probar la usabilidad. El equipo participó en pruebas de usabilidad realizando tareas reales dentro del CRM.
Iteraciones y mejoras
Diseño del dashboard refinado para una mejor jerarquía de la información.
Seguimiento de proyectos mejorado con indicadores visuales de progreso.
Mejor gestión de leads y clientes con una navegación más rápida.
Atajos añadidos para las acciones más usadas (p. ej., «Nuevo proyecto», «Nueva factura»).
Sistema de diseño
Para garantizar la coherencia y la eficiencia, nos apoyamos en Falcon Design System, que ofrecía un conjunto completo de componentes listos y un framework bien estructurado. Así diseñadores y desarrolladores colaboraron sin fricciones, acelerando el diseño y el desarrollo y manteniendo una experiencia de usuario pulida y coherente.
Analítica y rendimiento
Además, en las primeras fases de diseño hicimos varias rondas de pruebas A/B dentro del equipo. Probamos distintos diseños de dashboard, estructuras de navegación y diseños de formularios para encontrar las soluciones más intuitivas y eficientes. Lo aprendido influyó directamente en las decisiones finales y aseguró un enfoque centrado en el usuario y basado en datos.
Con más tiempo, habríamos integrado seguimiento analítico para observar cómo interactúan los usuarios con las funciones clave. Eso nos habría ayudado a detectar puntos de fricción, medir la implicación y afinar los flujos con datos reales de uso.
Resultados clave:
El diseño final dio lugar a un CRM moderno, escalable y fácil de usar que optimizó las operaciones internas.
Diseño final e impacto
Mejor gestión de leads y clientes con una navegación más rápida.
Atajos añadidos para las acciones más usadas (p. ej., «Nuevo proyecto», «Nueva factura»).
Diseño del dashboard refinado para una mejor jerarquía de la información.
Seguimiento de proyectos mejorado con indicadores visuales de progreso.
Menú de vacaciones: calendario detallado del empleado
Configuración de la exportación de leads
Conclusión
Con una investigación a fondo, análisis de la competencia y diseño iterativo, convertí un CRM anticuado en una herramienta potente para la gestión de una empresa de TI. Este proyecto reforzó la importancia del diseño centrado en el usuario y de la colaboración entre departamentos para crear soluciones empresariales eficaces.
